در عصر دیجیتالی امروزه،اسناد روتین اداری دیگر نمی‌توانند به‌سادگی در دفتر بایگانی شوند و در عوض باید به‌صورت آنلاین آرشیو شوند. اینجا ذخیره‌سازی ابری واقعاً به کار می‌آید، زیرا بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات می‌توانند اشتراک‌گذاری و همگام‌سازی اسناد را برای سازمان‌ها نیز فراهم کنند.

در این مقاله از گویا آی تی، برای مدیریت دیجیتال آسان فایل های شما،فهرستی از بهترین ابزارهای مدیریت اسناد را گردآوری کرده ایم.

ابزارهای مدیریت اسناد چیست؟

سیستم مدیریت اسناد (DMS) نرم‌افزاری است که برای ایجاد، ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی و تصاویر اسناد کاغذی استفاده می‌شود. DMS در ابتدا به‌عنوان راهی برای تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال آغاز شد. به همین دلیل، گاهی اوقات به آن کابینت بایگانی الکترونیکی نیز گفته می‌شود.

یک DMS می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر نحوه اداره کسب‌وکار شما داشته باشد. این سیستم با ساده و سریع کردن فرآیندهای ضبط، دیجیتالی کردن و برچسب‌گذاری اسناد، زمان بیشتری را برای تمرکز بر حوزه‌های مهم کسب‌وکار فراهم می‌کند. یک DMS خوب مزایای ارزشمندی مانند افزایش امنیت، همکاری بهتر و رعایت خودکار مقررات را ارائه می‌دهد.

بنابراین، هنگام انتخاب سرویس DMS مناسب، هم به ویژگی‌هایی که اکنون نیاز دارید و هم به ویژگی‌هایی که ممکن است با رشد کسب‌وکارتان به آن‌ها نیاز پیدا کنید، توجه کنید.

ویژگی‌های کلیدی یک سیستم مدیریت اسناد

هر کسب‌وکار نیازهای متفاوتی برای مدیریت اسناد خود دارد، اما برخی ویژگی‌های کلیدی وجود دارند که هر سیستم مدیریت اسناد باید داشته باشد:

ویژگی‌های امنیتی مانند محدودیت‌های دسترسی قابل‌تنظیم

توانایی تنظیم مجوزهای دسترسی سفارشی، بخش جدایی‌ناپذیر حفاظت از داده‌ها در یک DMS است. با کنترل دسترسی، گزینه‌های بهتری برای همکاری و استفاده از DMS خواهید داشت. می‌توانید مجوزهای منحصربه‌فردی برای افراد، بخش‌ها، تیم‌ها و دسترسی فروشندگان یا مشتریان به فایل‌های خاص تنظیم کنید. بدون این انعطاف‌پذیری، ارزش DMS ممکن است به چند مورد محدود شود.

قابلیت ذخیره انواع مختلف فایل‌ها

ابزارهای مدیریت اسناد باید انعطاف‌پذیری لازم برای پشتیبانی از انواع مختلف فایل‌ها را داشته باشند. اگر DMS شما فقط تعداد محدودی از انواع فایل‌ها را پشتیبانی کند، ممکن است به بیش از یک DMS نیاز داشته باشید که این می‌تواند کار تیم شما را افزایش دهد و سیستم‌های اطلاعاتی کسب‌وکارتان را دو برابر کند. به طور کلی، هرچه یک سیستم قابلیت بیشتری داشته باشد، بهتر است. می‌توانید از این انعطاف برای ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار خود استفاده کنید.

عملکردهای جستجو برای دسترسی سریع به فایل‌های مهم

یکی از وظایف اصلی ابزارهای مدیریت اسناد، بهبود استفاده و دسترسی به اسناد است. بدون قابلیت جستجو در فایل‌ها، ممکن است نتوانید اسناد موردنیاز خود را پیدا کنید. گزینه‌های جستجوی پیش‌فرض ابزار را بررسی کنید، زیرا گزینه‌های مختلف جستجو ممکن است برای موارد استفاده خاص شما مفیدتر باشند.

سابقه اسناد برای حسابرسی و ردیابی

با ردیابی تغییرات اسناد و حسابرسی آن‌ها، می‌توانید اسناد خود را مؤثرتر مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که فقط تغییرات مجاز در فایل‌ها اعمال می‌شود. این امر به حفظ انطباق برای اسنادی که مشمول قوانین داخلی یا نظارتی هستند و نیاز به سابقه حسابرسی دارند، کمک می‌کند.

کنترل نسخه برای اسناد و ذخیره‌سازی پشتیبان

DMS شما باید یک گزارش تاریخی از تغییرات ارائه دهد. این ویژگی نه‌تنها به شما امکان می‌دهد ببینید چه کسی فایل‌ها را تغییر داده، بلکه به شما اجازه می‌دهد به نسخه‌های قبلی بازگردید. کپی‌های پشتیبان باید به‌راحتی قابل‌دسترسی باشند.

سهولت استفاده

در نهایت، DMS شما باید کاربرپسند باشد تا تیم شما بتواند به‌طور مؤثر از آن استفاده کند. اگر سیستم بیش از حد پیچیده باشد، خطر عدم پذیرش کامل آن توسط سازمان وجود دارد.

بهترین ابزارهای مدیریت اسناد

مرتب کردن قفسه های بایگانی، دیگر در حال منسوخ شدن است، زیرا سازمان‌ها و کسب‌وکارهای بیشتری به راه‌حل‌های دیجیتال برای فرآیندهای روزمره خود روی می‌آورند. با وجود هزاران راه‌حل موجود، انتخاب بهترین گزینه برای کسب‌وکار شما می‌تواند دشوار باشد.

Box

باکس در سال ۲۰۰۵ تأسیس شد، این سیستم توسط ۹۷,۰۰۰ شرکت و بیش از نیمی از شرکت‌های فورچون ۵۰۰ استفاده می‌شود.

مناسب برای: باکس از هوش مصنوعی برای ارائه «مدیریت محتوای هوشمند» استفاده می‌کند و برای سازمان‌های با هر اندازه و در تمام صنایع اصلی مناسب است.

ویژگی‌های کلیدی:

• پلتفرم بومی ابری با فضای ذخیره‌سازی نامحدود، همراه با اپلیکیشن‌های دسکتاپ و موبایل
• ارائه کنترل‌های امنیتی صفر-اعتماد، ابزارهای همکاری و امضای الکترونیکی
• قابلیت مدیریت نگهداری اسناد با Box Governance
• ارائه تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و ضبط محتوا از طریق اپلیکیشن موبایل
• امکان یکپارچه‌سازی با بیش از ۱,۵۰۰ اپلیکیشن مختلف

مزایا: رابط کاربری جذاب، بصری و کاربرپسند است. این ابزار قابلیت کشیدن و رها کردن مؤثری دارد و کاربران می‌توانند چندین کار را در اسناد مختلف بدون ترک کنسول اصلی انجام دهند.

همچنین بخوانید:۵ روش دانلود ویدیو از سایت های قفل شده

DocuWare

DocuWare که در سال ۱۹۸۸ تأسیس شد، یکی از ابزارهای پیشرو در مدیریت اسناد و محتوا است. این سیستم به ۱۶ زبان در دسترس است و توسط شرکت‌های بزرگی مانند IKEA و Sony استفاده می‌شود.

مناسب برای: داکیومر مدیریت اسناد دیجیتال و راه‌حل‌های گردش کار خودکار را ارائه می‌دهد و برای سازمان‌های با هر اندازه در صنایع مختلف از تولید و خرده‌فروشی تا مراقبت‌های بهداشتی و دولتی مناسب است.

ویژگی‌های کلیدی:

• اجرا بر روی دسکتاپ‌های ویندوز، مرورگرهای وب یا اپلیکیشن‌های موبایل iOS/Android
• ارائه آموزش حضوری و از راه دور، با پشتیبانی مشتری در ساعات کاری عادی
• ارائه ابزارهای همکاری، ردیابی انطباق و امضای الکترونیکی
• ارائه ویژگی‌هایی برای بایگانی اسناد، مونتاژ، نمایه‌سازی و نگهداری
• ارائه تشخیص کاراکتر نوری (OCR)، بازیابی فایل، کنترل نسخه و دسترسی آفلاین
• امکان یکپارچه‌سازی با بیش از ۵۰۰ اپلیکیشن مختلف

مزایا: رابط کاربری جذاب، بصری و کاربرپسند است. این ابزار قابلیت کشیدن و رها کردن مؤثری دارد و کاربران می‌توانند چندین کار را در اسناد مختلف بدون ترک کنسول اصلی انجام دهند.

Dropbox Business

دراپ‌باکس یک پلتفرم ذخیره‌سازی فایل و همکاری مبتنی بر ابر است که برای فضای کاری مدرن طراحی شده تا کارهای روزمره را کاهش دهد و به شما امکان تمرکز بر موارد مهم را بدهد. دراپ‌باکس بیزینس به شرکت شما کمک می‌کند بدون محدودیت رشد کند، در حالی که کنترل کامل بر اطلاعات مهم شرکت و فعالیت‌های کاربران را حفظ می‌کنید.

مناسب برای: دراپ‌باکس بیزینس برای همکاری در میان تیمی از کاربران مناسب است.

ویژگی‌های کلیدی:

• اجرا بر روی دسکتاپ‌های ویندوز/مک، مرورگرهای وب و اپلیکیشن‌های iOS و Android
• ارائه آموزش زنده با پشتیبانی ۲۴ در هفته با نمایندگان زنده
• ارائه ابزارهای همکاری، امضای الکترونیکی، کنترل نسخه و ردیابی انطباق
• ارائه ویژگی‌هایی برای بایگانی اسناد، مونتاژ، نمایه‌سازی و نگهداری
• ارائه بازیابی فایل، تبدیل نوع فایل و دسترسی آفلاین
• امکان مدیریت کاربران و نقش‌ها

مزایا: دراپ‌باکس بیزینس فضای ذخیره‌سازی مناسبی برای یک نهاد تجاری فراهم می‌کند. این یک ابزار همکاری عالی برای تیم ما است. کار بر روی پروژه‌های مشترک، بازبینی اسناد و ایجاد نسخه‌های پشتیبان سیستم همگی به‌راحتی انجام می‌شوند.

Egnyte

اگنیته در سال ۲۰۰۷ در مانتین ویو، کالیفرنیا تأسیس شد و مدیریت محتوای مبتنی بر ابر را ارائه می‌دهد.

مناسب برای: اگنیته بر امنیت محتوا، انطباق و حاکمیت تمرکز دارد، بنابراین برای صنایع با مقررات سخت‌گیرانه انتخاب خوبی است.

ویژگی‌های کلیدی:

• هوش مصنوعی هدفمند برای کشف بینش‌ها در داده‌های شما به‌صورت امن
• طبقه‌بندی خودکار محتوا و غنی‌سازی متادیتا
• سرور فایل ابری قابل‌دسترسی از طریق اپلیکیشن دسکتاپ، مرورگر وب یا اپلیکیشن موبایل
• مدیریت CUI با کنترل‌های از پیش تنظیم‌شده مطابق با استاندارد NIST 800-171
• راه‌حل امضای الکترونیکی در گردش کار

مزایا: این محصول طبقه‌بندی محتوای حساس، همکاری در فایل‌های بزرگ و حاشیه‌نویسی PDF را ارائه می‌دهد. با Microsoft 365، Slack، Salesforce و غیره یکپارچه می‌شود.

Google Workspace

گوگل ورک‌اسپیس یک DMS مبتنی بر ابر است که برای هر کسی که حساب گوگل دارد قابل‌دسترسی است. این ابزار به‌راحتی فایل‌ها را ذخیره، همگام‌سازی و به اشتراک می‌گذارد.

مناسب برای: این ابزار برای تیم‌هایی که به‌صورت بدون توقف روی پروژه‌ها همکاری می‌کنند مناسب است. ویژگی‌های اشتراک‌گذاری و ویرایش سریع ، همکاری حرفه‌ای را به سطح بعدی می‌برد.

ویژگی‌های کلیدی:

• ارائه فضای ذخیره‌سازی گسترده برای انواع فایل‌های مختلف
• امکان یکپارچه‌سازی با سایر محصولات گوگل و اپلیکیشن‌ها و فایل‌های خارجی
• ارائه عملکرد جستجو برای یافتن اسناد بر اساس نوع فایل یا نام
• امکان تبدیل فایل، تاریخچه ویرایش فایل و پشتیبان‌گیری ابری برای همگام‌سازی آسان در دستگاه‌ها و بازیابی آسان
• ارائه اشتراک‌گذاری آسان فایل با اعضای خارجی از طریق لینک و ایمیل
• ارائه قابلیت‌های آفلاین برای فایل‌ها و حساب‌های انتخاب‌شده

مزایا: گوگل ورک‌اسپیس به لطف رابط کاربری بصری خود در استفاده آسان برتری دارد. ویژگی برجسته آن موتور جستجوی داخلی کارآمد است که به کاربران امکان می‌دهد فایل‌ها را نه‌تنها بر اساس نام، بلکه بر اساس نوع و مالک به‌راحتی جستجو کنند.

Laserfiche

لیزرفیچ مدیریت اسناد هوشمند و اتوماسیون فرآیندهای تجاری را ارائه می‌دهد. این ابزار فرآیندهای دستی را حذف کرده و وظایف تکراری را با استفاده از گردش کار قدرتمند، فرم‌های الکترونیکی، مدیریت اسناد و تجزیه‌وتحلیل خودکار می‌کند.

مناسب برای: پلتفرم لیزرفیچ برای مدیریت محتوای کسب‌وکارهای با هر اندازه در صنایعی مانند حسابداری، ساخت‌وساز، آموزش، املاک، تولید و مراقبت‌های بهداشتی مناسب است.

ویژگی‌های کلیدی:

• اجرا بر روی ویندوز، اپلیکیشن‌های iOS/Android و دسترسی مبتنی بر وب
• ارائه ابزارهای همکاری، امضای الکترونیکی و ردیابی انطباق
• ارائه ویژگی‌هایی برای بایگانی اسناد، نمایه‌سازی، نگهداری، کنترل نسخه و دسترسی آفلاین
• ارائه بازیابی فایل و تبدیل نوع فایل
• ارائه مدیریت فرآیندهای تجاری، مدیریت گردش کار و ویژگی‌های مدیریت محتوای سازمانی

مزایا: لیزرفیچ با اتوماسیون، فرآیند درخواست را بهینه‌سازی می‌کند، مدیریت پرونده‌ها را ساده می‌کند و کاغذبازی را برای ورود کارکنان حذف می‌کند. این ابزار ایجاد، ذخیره و ارسال اسناد دیجیتال در کسب‌وکار را آسان کرده، مکاتبات را تسریع می‌کند و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را آسان می‌کند، زیرا تمام اطلاعات در یک مکان است.

M-Files

ام-فایلز یک پلتفرم مدیریت اطلاعات هوشمند نسل بعدی ارائه می‌دهد که با کمک به افراد برای یافتن و استفاده مؤثرتر از اطلاعات، عملکرد تجاری را بهبود می‌بخشد. برخلاف سیستم‌های سنتی مدیریت محتوای سازمانی یا پلتفرم‌های خدمات محتوا، ام-فایلز سیستم‌ها، داده‌ها و محتوا را در سراسر سازمان بدون اختلال در سیستم‌ها و فرآیندهای موجود یا نیاز به مهاجرت داده‌ها یکپارچه می‌کند.

مناسب برای: ام-فایلز برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط مناسب است. این شرکت راه‌حل‌های متناسب با صنایع مختلف ارائه می‌دهد. مشتریان می‌توانند ویژگی‌های موردنیاز خود را انتخاب کرده و از سایر ویژگی‌ها صرف‌نظر کنند، که این امر آن را انعطاف‌پذیر و مقرون‌به‌صرفه می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی:

• امکان سفارشی‌سازی با ویژگی‌های دیگر برای خرید و بسته‌بندی
• ارائه دسترسی آفلاین، بازیابی فایل، تبدیل نوع فایل و کنترل نسخه
• ارائه ویژگی‌های OCR برای قابلیت‌های جستجوی کامل‌تر
• ارائه ابزارهای همکاری، گردش کار خودکار، ردیابی انطباق و امضای الکترونیکی
• ارائه ویژگی‌هایی برای بایگانی اسناد، مونتاژ، نمایه‌سازی و نگهداری
• ارائه ابزارهای دسترسی و کنترل مجوز

مزایا: ام-فایلز دسترسی به محتوا را در دستگاه‌های مختلف آسان می‌کند. بازیابی محتوا با استفاده از ویژگی جستجو آسان است. اشتراک‌گذاری فایل‌ها در تیم نیز به‌ویژه هنگام کار بر روی یک پروژه مشترک آسان است.

OnlyOffice Workspace

آنلی‌آفیس ورک‌اسپیس مجموعه‌ای از اپلیکیشن‌های وب برای همکاری آنلاین و مدیریت تیم است.

مناسب برای: آنلی‌آفیس پلتفرمی برای مدیریت اسناد ارائه می‌دهد که برای سازمان‌های آموزشی متعدد (مدارس، مؤسسات آموزش عالی)، شرکت‌های کوچک و متوسط، شرکت‌های بزرگ و سازمان‌های دولتی مناسب است.

ویژگی‌های کلیدی:

• ارائه ابزارهای همکاری، امضای الکترونیکی، بایگانی اسناد، کنترل نسخه، بازیابی فایل، تبدیل نوع فایل، OCR و مونتاژ اسناد
• ارائه ابزارهای مدیریت پروژه، چت‌های تیمی، اشتراک‌گذاری فایل و ابزارهای ارائه
• اجرا بر روی نسخه دسکتاپ برای ویندوز، اپلیکیشن‌های iOS و Android و قابل‌دسترسی از طریق مرورگر وب
• ارائه آموزش از طریق تماس‌های آنلاین زنده

مزایا: آنلی‌آفیس روی لینوکس، مک او اس و ویندوز، گوشی‌های هوشمند و ابر اجرا می‌شود. شامل کتابخانه بزرگی از قالب‌های اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها است.

Revver، سابقاً eFileCabinet

رور ترکیبی از eFileCabinet و Rubex است. این ابزار جدید با استخراج داده‌ها، اتوماسیون فرآیندهای تجاری، حاکمیت خودکار و غیره به دیجیتالی کردن و خودکارسازی کارهای سنگین اسنادی کمک می‌کند.

مناسب برای: این ابزار برای مدیریت محتوای کسب‌وکارهای با هر اندازه در صنایعی مانند حسابداری، دولتی، مراقبت‌های بهداشتی، املاک و تولید مناسب است.

ویژگی‌های کلیدی:

• ارائه پلتفرم مبتنی بر ابر و داخلی
• اجرا بر روی مک و ویندوز، اپلیکیشن‌های موبایل iOS و Android
• ارائه ویژگی‌هایی برای مدیریت گردش کار، OCR، اشتراک‌گذاری امن فایل، وارد کردن ایمیل و امضای الکترونیکی
• امکان تبدیل نوع فایل، کنترل نسخه، بازیابی فایل و بایگانی اسناد
• ارائه آموزش حضوری و از راه دور همراه با پشتیبانی ۲۴ ساعته در هفته

مزایا: ارائه گزینه‌های داخلی و ابری، به مشتریان انعطاف‌پذیری برای انتخاب بهترین طرح برای کسب‌وکارشان می‌دهد.

SharePoint

راه‌حل مدیریت اسناد مایکروسافت در سال ۲۰۰۳ معرفی شد. با هر به‌روزرسانی، یکپارچگی بهتری با سایر محصولات مایکروسافت ارائه شد و شیرپوینت را به یکی از پرکاربردترین سیستم‌های مدیریت اسناد تبدیل کرد.

مناسب برای: با قابلیت‌های لیست‌ها و یکپارچگی در کل اکوسیستم محصولات مایکروسافت، شیرپوینت برای سازمان‌های بزرگ که می‌خواهند سیاست‌ها و کنترل‌های دسترسی خود را تقسیم‌بندی کنند مناسب است.

ویژگی‌های کلیدی:

• شیرپوینت بسیار قابل‌تنظیم است. حدود ۶۵٪ از کاربران انتخاب می‌کنند که عملکردهای سفارشی اضافه کنند.
• امکان اشتراک‌گذاری خارجی فایل‌ها
• ارائه مدیریت محتوا با استفاده از کتابخانه‌ها، لیست‌ها، متادیتا، مدیریت سوابق و سیاست‌های نگهداری
• ارائه عملکردهای جستجو برای یافتن فایل‌ها و مخاطبین
• سایت‌های تیمی فضایی برای گروه‌های از پیش تعیین‌شده کاربران برای همکاری فراهم می‌کنند. همچنین زیرسایت‌های قابل‌تنظیم وجود دارند.
• خودکارسازی فرآیندهای تجاری با ایجاد هشدارها و گردش کار

مزایا: این ابزار استفاده، پیکربندی و استقرار آسانی دارد، امنیت داده‌ها را تضمین می‌کند و امکان دسترسی مبتنی بر نقش به سایت‌های شیرپوینت را فراهم می‌کند.

در نهایت،کسب‌وکارها به‌طور مداوم فایل‌ها را جمع‌آوری و مدیریت می‌کنند و انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) قابل‌اعتماد و مقیاس‌پذیر بسیار مهم است. یک DMS به شما کمک می‌کند تا فایل‌های خود را سازمان‌دهی کرده و با استانداردهای صنعت مطابقت داشته باشید، در حالی که گردش کارها را ساده و خودکار می‌کند. با اطلاعات به‌روز درباره ابزارهای مدیریت اسناد پیشرو، امیدواریم سیستمی را پیدا کنید که بهترین نیازهای کسب‌وکار شما را برآورده کند