نامه اداری، نوعی نامه کاملا رسمی برای درخواست‌های مختلف مردم از ادارات و سازمان‌ها و البته درخواست‌های خود سازمان‌ها از یکدیگر است. به همین دلیل به طور کلی انواع نامه‌های اداری به دو دسته درون سازمانی (یعنی نامه‌‌هایی که بین دو بخش در یک اداره یا سازمان جابه‌جا می‌شوند) و برون سازمانی (یعنی نامه‌هایی که از سازمان مبدا به سازمان مقصد فرستاده می‌شوند) تقسیم می‌شوند. علاوه‌بر این تقسیم طبقه‌ بندی‌های دیگری نیز برای نامه‌های اداری وجود دارد که در این مقاله سعی داریم آنها را به شما معرفی کنیم. این طبقه بندی‌ها برای نوشتن نامه‌ها چه به صورت دستی و چه با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری مانند آوات به کمک شما می‌آیند.

انواع طبقه‌ بندی نامه‌های اداری

نامه‌های اداری نقش بسیار اساسی در انتقال اطلاعات مختلف در ادارات و سازمان‌ها دارند. متنوع بودن این نامه‌ها می‌تواند انجام دادن امور سازمانی را به بهترین شکل سامان دهد. البته یک طبقه بندی خاص برای نامه‌های اداری وجود ندارد و در ادامه قصد داریم مهم‌ترین طبقه بندی‌ها را به شما معرفی کنیم.

طبقه بندی بر اساس سطوح سازمانی

این طبقه بندی خودش به دو دسته درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شود.

نامه درون سازمانی

در این دسته از نامه‌های اداری، نامه مذکور در یک سازمان و بین بخش‌ها و کارمندهای آن سازمان جابه‌جا می‌شود. با این نامه‌ها امور داخلی سازمان‌ها با هماهنگی و سرعت بیشتر انجام می‌گیرند. نامه‌های بین واحدهای هم سطح، نامه از واحد بالاتر به واحد پائین‌تر، نامه از واحد پائین‌تر به واحد بالاتر، نامه از کارمند به واحدهای اداری و نامه از واحدهای اداری به کارمند پنج دسته کلی هستند که برای نامه‌های درون سازمانی معرفی می‌شوند.

نامه برون سازمانی

در این نوع نامه‌ها یک سازمان قصد دارد با اشخاصی خارج از چهارچوب سازمانی خود ارتباط بگیرد. این اشخاص می‌توانند حقوقی بوده و سازمان‌ها یا نهادهای دیگر باشند، می‌توانند نیز اشخاص حقیقی یا ارباب رجوع باشند. نامه صادره(یعنی نامه‌ای به مبدا سازمان) و نامه وارده(یعنی نامه‌ای به مقصد سازمان) از جمله نامه‌های برون سازمانی هستند.

طبقه بندی بر اساس قالب

منظور از این دسته بندی در واقع کاربرد نامه مورد نظر است. به این صورت که نامه مورد نظر قرار است برای چه کاری مورد استفاده باشد. بر همین اساس چندین مورد نامه نیز در این طبقه بندی قرار گرفته‌اند.

نامه اداری

این دسته از نامه، معمول‌ترین نامه به کار برده شده در ادارات است. این نامه برای ابلاغ دستورالعمل‌ها، گزارش‌ها، دعوت به جلسات و… مورد استفاده قرار می‌گیرد. ساختار این نامه‌ها منظم‌ترین و کامل‌ترین ساختار در میان نامه‌های اداری است که تمامی اطلاعات لازم برای یک نامه را دارا هستند.

نامه فرم

احتمالا برایتان پیش آمده که برای ثبت‌نام به مکان‌های مختلفی مراجعه کرده‌اید و یک فرم به شما داده‌اند که در آن پرسش‌هایی از مشخصات فردی، تعدادی سوال یا حتی نظرسنجی‌هایی قرار داشته‌اند. این نوع نامه‌ها با نام نامه فرم شناخته شده‌اند و قالبی برای جمع کردن مشخصاتی خاص هستند.

نامه گزارش

در این نامه‌ها نتیجه جمع‌آوری اطلاعات و هر آنچه به دست آمده را ارائه می‌کنند. تمام بخش‌های یک نامه اداری در این نوع نامه نیز وجود داشته و رعایت می‌شوند تا بتوانند بعدها مورد استفاده و بررسی قرار گیرند.

نامه صورت جلسه

جلسات مختلفی به صورت روزانه در سراسر جهان برگزار می‌شود. تصمیمات گرفته شده در این جلسات گاهی بسیار مهم بوده و در آینده سازمان‌ها تاثیر بسزایی دارند. در نتیجه از این نوع نامه برای ثبت تصمیمات اخذ شده در چنین جلساتی استفاده می‌شود. زمان و مکان دقیق برگزاری جلسه، موضوعاتی که مورد بحث قرار گرفتند، تصمیمات نهایی عضای جلسه، مشخصات دقیق حاضرین جلسه و… از جمله اطلاعات مهمی است که در این نوع نامه‌ها به ثبت می‌رسند.

نامه حکم

ادارات مختلف از این نوع نامه استفاده می‌کنند تا تصمیمات نهایی خود را به گوش طرف مقابل خود برسانند. مشخصات دقیق هر دو طرف، موضوعی که حکم درباره آن صادر شده، استدلال‌ها و مدارکی که در دسترس اداره مورد نظر بوده و در نهایت تصمیمی که نهایتا گرفته شده است از جمله اطلاعات مهم موجود در نامه‌های حکم است.

نامه بخش نامه

شاید برایتان پیش آمده باشد که برای کاری به یک اداره خصوصا ادارات دولتی مراجعه می‌کنید و درخواستی دارید که اعلام می‌کنند در این خصوص بخش‌ نامه‌ای به دستشان نرسیده است. همه سازمان‌ها سعی دارند از طریق ارسال بخش نامه به واحدها یا کارمندان خود قوانین، دستورالعمل‌ها و آئین نامه‌های جدید را اطلاع رسانی کنند. موضوع بخش نامه، متن بخش نامه، تاریخ اجرایی شدن این بخش نامه و امضای مقامی که آن را صادر کرده است از جمله اطلاعات مهمی‌اند که در تمامی بخش نامه‌ها به طور دقیق ثبت می‌شوند.

نامه دستورالعمل

در این نوع نامه‌ها نحوه و مراحل انجام کارهای خاصی به طور دقیق توضیح داده می‌شوند. جزئیات معرفی شده در چنین نامه‌هایی از اهمیت بالایی برخوردارند؛ بنابراین با دقت نوشته می‌شوند. استاندارد کردن فرآیندهای مختلف در ادارات، آگاه کردن کارمندان ادارات، کمک کردن به ارباب رجوع درباره خواسته‌ها و انتظارات مورد نظر و… از جمله کاربردهای این نوع نامه هستند.

نامه آگهی یا اطلاعیه

همان طور که از نام این نامه نیز مشخص از آن برای مطلع کردن عموم از موضوعات مختلف استفاده می‌شود. دامنه کاربردی این نوع نامه‌ها بسیار گسترده است تا آنجا که تقریبا در تمامی موضوعات زندگی ردپایی از آن دیده می‌شود. به عنوان مثال آگهی ترحیم مثال بسیار ساده و عمومی از این نوع نامه است.

نامه احکام اداری

وقتی کارمندی تازه به مجموعه اضافه می‌شود باید بدانید چه وظایفی دارد، محدوده اختیاراتش تا کجاست و به طور کلی با شغل خود آشنا شود. نامه احکام اداری با داشتن مشخصات دقیق فردی، سمتی که به وی تعلق گرفته، وظایف و اختیارات او به طور کلی کار معرفی را به انجام می‌رساند.

طبق بندی بر اساس متن یا ماهیت موضوع

محتوای نامه‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است به طوری که بر اساس متن موجود در نامه‌ها نیز می‌توانیم آنها را به چند دسته جداگانه تقسیم کنیم.

نامه خبری

در این نامه‌ها به صورت کاملا رسمی، مخاطب از یک اتفاق یا تصمیم به صورت خبر مطلع می‌شود. شاید فکر کنید چنین نامه‌های تنها توسط مقامات یا واحدهای بالاتر به پائین‌ترها می‌رسد. در حالی که واحدهای پائین‌تر می‌توانند این نامه را به واحدهای بالاتر خود ارسال کنند.

نامه بازدارنده

وقت‌هایی که انجام یک فعالیت به هر دلیلی برای جامعه مضر است، با ارائه نامه بازدارنده جلوی انجام آن را می‌گیرند.

نامه درخواست

وقتی درخواستی از سازمان یا اداره‌ای دارید کافی است نامه‌ای رسمی و درخواستی برای آنها بنویسید.

نامه هماهنگی

این نامه صادر می‌شود تا بخش‌های مختلف یک اداره یا حتی ادارات دیگر به صورت هماهنگ یک کاری را انجام دهند. این نامه تنها از واحدهای بالاتر به واحدهای زیر دست ارسال می‌شود.

نامه دستوری

دستورات اداری، فنی و گاهی اخطارهای قانونی توسط ادارات در قالب نامه دستوری ارسال می‌شوند. تنها واحدهای بالاتر با ادبیات رسمی و مودبانه چنین نامه‌هایی به واحدهای پائین‌تر خود ابلاغ می‌کنند.

طبقه بندی بر اساس درجه امنیت

بعضی نامه‌ها حاوی اطلاعات عمومی و معمولی هستند که نیازی نیست مورد حفاظت باشند، پس در دسته نامه معمولی قرار می‌گیرند. در مقابل در بعضی نامه‌ها اطلاعات حساس و محرمانه‌ای وجود دارد که باید مورد محافظت قرار بگیرند. چنین نامه‌های محرمانه‌ای با احتیاط نگهداری و جابه‌جا می‌شوند تا لو نروند. نوع بسیار حساس‌تری از نامه نیز وجود دارد که اطلاعات بسیار مهم و حساسی را دارد. این نامه‌ها با بالاترین سطوح امنیتی محافظت می‌شوند.